עשור להטמעת ניהול משימות אקשיין בייס בנמל חיפה "עברנו מתקופת האבן לעידן המודרני"
נמל חיפה הוא הנמל הגדול והמוביל בישראל, הן בשינוע מטענים והן בשירות אוניות נוסעים ותיירים. טרמינל הנוסעים של נמל חיפה הוא היחיד בישראל ממנו יוצאות הפלגות נופש לרחבי הים התיכון. בתקופה האחרונה נמל חיפה נפתח לפעילויות לקהל הרחב, החל מקו שייט יומי למרינה בעכו, צילומי תוכניות טלוויזיה, הופעות ואירועים במחסן 15, ובעיקר – הכנות לשלב הראשון בפתיחת הנמל כחלק מחזית הים העירונית. את הנמל מתפעלת חברת נמל חיפה, המחויבת להמשיך ולפעול כמנוע צמיחה לכלכלת ישראל.
הצורך – ייעול תהליך המעקב אחר קבלת החלטות דירקטוריון והחלטות הנהלה.
"נושא מעקב אחר קבלת החלטות בחברה לא היה טוב. "התהליך נעשה באמצעות תוכנה שהחברה פיתחה בצורה עצמאית. היא היתה קצת מגושמת ולא ידידותית למשתמש ולכן זה לא עבד. פשוט לא שיתפו איתה פעולה, לא עשו מעקב מסודר ועבדו עם טבלאות Word ו- Exel, עם מאות שורות שצריך לסדר ולסנכרן. התהליך היה מייגע ומיושן וגזל זמן רב".
הפתרון - Action Base מבית Top Solutions
מחקרים מראים כי ל- 70% מכלל התהליכים הממוחשבים בארגון אין פתרון מובנה וכי הם מבוצעים בריבוי מיילים ובתוכנות OFFICE, אשר אינם מאפשרים מעקב אחר הביצוע. מערכת ActionBase 4BUSINESS היא מערכת חכמה, חדשנית וידידותית, המספקת פתרון לניהול ובקרה על ביצוע תהליכים ארגוניים מורכבים ומאפשרת שליטה ושקיפות מלאים של הדרג הניהולי על החלטות וניהול משימות אסטרטגיות חוצות ארגון. המערכת כוללת מודול לניהול תהליכי הביקורת, אשר מבטיח שכל הפעולות מבוצעות ושיש לוועדת הביקורת ראייה מלאה ושליטה על כל הסקירות בארגון. וכן מודול האחראי על ניהול משימות ומעקב החלטות, המאפשר שליטה ובקרה פורמאליים על ניהול המידע והתקשורת המשימתית בארגון ובכך תורם לחיסכון זמן עבודה וכסף.
"שינוי משמעותי בתרבות הארגונית – איך הסתדרנו בלי המערכת קודם?"
תועלות הפתרון עבור הארגון:
שום דבר לא הולך לאיבוד.
– שליטה על תהליכי המקרו.
– מעקב קפדני אחר ביצוע הנחיות דוחות ביקורת והחלטות הנהלה ודירקטוריון.
– התייעלות בביצוע: חיסכון בזמן, דיוק ואיכות.
מוסיף אסף גביש: "כשנודע לנו על המערכת של Top Solutions החלטתי על המהלך שיהווה קפיצת מדרגה לא רק בניהול המשימות אלא גם בתיעוד. כחברה ממשלתית יש לנו מבקר פנים שעושה ביקורת ומעקב אחר קבלת ההחלטות אחת לשנה והנושא הזה קריטי עבורנו.
הטמענו את Action Base ומאחר ומדובר בתהליך מורכב ולא פשוט בסוג ארגון כמו שלנו, הצמדנו בכל חטיבה מישהו שיהיה Local Point – אחראי מטעם הסמנכ"ל שלו על מעקב המשימות.
בנמל חיפה ישנם שני סוגי משימות: משימות שניתנות על ידי הדירקטוריון ומשימות שניתנות על ידי המנכ"ל, הנובעות מהשוטף מדוחות ביקורת של מבקר הפנים, הכוללים ציון הליקויים שנדרש לתקן. חשוב להבין שזה יכול להגיע למאות משימות בשנה ושיטת העבודה היתה עם עט וסרגל, כך שאפשר להבין מדוע זה לא עבד טוב…
עם ההטמעה ראינו שינוי מטורף – יכולנו לראות את כל האינפורמציה בלחיצת כפתור, אפשר לראות מי לא פתח את המשימה ולא התייחס לדברים והכי חשוב – מאז יש לנו תיעוד לכל דבר! אנחנו יודעים מה גלגולה של המשימה וחווינו גידול אקספוננציאלי בביצוע המשימות, של מעל 90%. זה הפך להיות חלק מהתרבות הארגונית שלנו ואיש לא זוכר איך הסתדרנו בלעדי המערכת הזו קודם".
האתגר העיקרי לו נדרשנו, בא לידי ביטוי בעיקר בהטמעת מערכת טכנולוגית מתקדמת בארגון עם מאות משתמשים אשר רגילים שנים רבות לעבוד באופן לו התרגלו. היתרון המשמעותי של מערכת האקשן בייס, זו ההשתלבות בכלים הסטנדרטיים בסביבת העבודה של המשתמש (אופיס) וללא כל שינוי הרגלי העבודה להם התרגל עם השנים ובו זמנית שיקוף המידע באופן אוטומטי ומסודר בדשבורד ניהולי למנהלים.
הפתרון מתאים לנמל חיפה כמו כפפה ליד
"הממשק של המערכת עם המייל, ידידותי למשתמש וזהו פרמטר שהיה חשוב לנו ביותר בבחירת הפתרון" אומר אסף גביש. "לא היה צריך ללמד את האנשים לעבוד על ממשק חדש, זה נראה להם אותו הדבר, כך שזה הפחית את ההתנגדות למראה משהו שונה וחדש.
אנחנו מתמודדים עם מאות משימות בשנה, שחלקן נובעות מדוחות ביקורת בעניינים רגישים ולא רוצים לאבד שליטה על המשימות. חשוב לנו מאוד לוודא שההחלטות שמתקבלות בישיבות הדירקטוריון מיושמות. כחברה ממשלתית, יש אצלנו מימד רחב של ביקורת פנים, שלוקחת נושא ו'מפרקת' אותו. גם נושא של הציות והגנת הפרטיות הוא קריטי בארגון שלנו, מאחר ואם מגלים שהחברה לא פועלת לפי החוקים, יש פה חשיפה לחברה ולבכיריה, מצב שאנחנו מנסים כמובן להימנע ממנו.
בנוסף, יש לנו מעקב וודאות שכל הנושאים שבפעילות השוטפת מטופלים כראוי ושום דבר לא נופל בין הכיסאות. תשומת הלב של האנשים ממוקדת והם לא צריכים לעסוק בפרוצדורות מייגעות אלא יכולים להתרכז בעיקר.
לסיכום:
אין ספק שהטכנולוגיה בכלל ופתרון Action Base מבית Top Solutions הפכה את החיים שלנו על פיהם, במובן הטוב של המילה, בהיבט של ניהול משימות והם מאז קלים, נוחים, יעילים ואיכותית באופן משמעותי, כך שאנו מאוד שבעי רצון מהמערכת ומהשינוי שהכניסה לארגון שלנו".
