כשמערכת לניהול מעקב ומשימות פוגשת פתרון לאיתור חריגים וניהול סיכונים התוצאה היא ניהול תהליכים כלל ארגוני שיכול לחסוך הרבה זמן וכסף

ארגונים גדולים זקוקים למערכות חכמות לאיתור ארועים חריגים וניהול משימות ותהליכים הנגזרות מארועים אלו. פתרון של חברת "הוספיטליק" שהוטמע במערכת "ActionBase" מאפשר לנטר ארועים חריגים ולנהל סיכונים מקצה לקצה בעולם של חוסר וודאות ולחסוך לא מעט כסף.

עיתוי זה הכל בחיים

מוסדות הבריאות בארץ הם דוגמא מצוינת לארגון אשר נמצא בבעיה: לרובם אין את היכולת לזהות אוטומטית ומראש אירועים עם פוטנציאל לתביעות בגין רשלנות רפואית, אלא אם אחד מהעובדים דיווח על כך באופן פרטני. הסיבה העיקרית לכך היא שברוב המקרים אין להם מערכות המאפשרות הגדרת חוקים והצלבת נתונים בין המחלקות השונות של אותו מוסד בריאותי. התוצאה היא שבמקרים רבים מוגשות תביעות נזיקין, אפילו שנים אחרי מועד האירוע (ולפני תום תקופת ההתיישנות), ובית החולים או קופת החולים מתקשים להתמודד עם המקרה בגלל חוסר בתיעוד, היעדרות אנשים שכבר עזבו  או אי היכולת לטפל בבעיה בזמן, ובכך למזער את פוטנציאל התביעה.

נכנסים לאקשן

"בעיה שכזאת במוסד רפואי היא רק דוגמא אחת מיני רבות לעומס המשימות שארגונים גדולים נאלצים להתמודד איתן ומחזקת את החשיבות במערכות שיודעות להתחבר לבסיסי הנתונים של הארגון, להגדיר חוקים , לאתר ארועים חריגים, להקצות אוטומטית משימות, לנהל תהליכים, להיערך למצבי סיכון ולתת מענה בזמן". אומר איתי אנגלברג, מנהל המוצר ActionBase ונותן כדוגמא חברות מעולמות שונים המשתמשות במערכות רבות לניהול מגוון התהליכים בארגון. היות והמערכות אינן מתקשרות אחת עם השניה, ולארגונים אין מנוע הגדרת חוקים לאיתור חריגים בבסיסי הנתונים שלם, הארגונים מתקשים לעקוב אחר רצף ארועים קריטי המתרחש בזירה הכוללת. בעולמות ומגזרים שונים כגון הפיננסיים, ביטוח, תעשיה, תחבורה ובטחון, היכולת לחזות אירועי סיכון המורכבים מרצף אירועים הנובע ממערכות שונות הוא קריטי.היכולת לייצר מיידית רצף פעולות נדרשות לטיפול בסיכון מביא את השילוב בין המערכות לתוצאות מיטיבות לארגון. כדוגמא נוספת מציין איתי אנגלברג חברות מעולמות של שירות לקוחות: "אם לקוח התקשר להזמין טכנאי לתקלה ולאחר מספר ימים התקשר שוב על אותה תקלה בדיוק, המערכת שלנו יודעת להתריע לשירות לקוחות שיש פה אירוע שחוזר על עצמו ולייצר משימה שניתן לנטר אותה עם תאריך יעד לביצוע, כלומר עד תאריך כזה וכזה יש לפתור את התקלה מול הלקוח". "הרעיון מאחורי המערכת שלנו הוא במילה "אקשן", כלומר לא רק לאתר תהליך שדורשים מעקב, אלא מרגע שמקרה מסוים נמצא, לוודא שהטיפול בו יתרחש בפועל".

ניהול סיכונים שווה כסף

חברות רבות במשק משתמשות במערכת ActionBase ביניהן הנהלות ודירקטוריונים, מפעלים יצרניים שחייבים לעמוד בתקנים ורגולציות, מוסדות פיננסים שרוצים לבצע ניהול סיכונים ועוד. "אנחנו חיים בסביבה תחרותית, שמצריכה לא רק ניהול משימות, אלא גם ניהול סיכונים ותחום ניהול סיכונים הוא תחום רחב" אומר דרור פלומין שותף בחברת הוספיטליק, שאחראית על פתרון שהוטמע במערכת  ActionBase ומאפשר איתור חריגים וניהול סיכונים לצד ניהול תהליכים ומשימות. "הרעיון הוא לתת ללקוחות שרוכשים את הפתרון המשולב לעבוד במערכת אחת, שמשלבת מצד אחד הגדרת חוקים על ידי מנוע חוקים,התראות אוטומטיות ופתיחה אוטומטית של משימות לבין הכוח הגדול של מערכת ActionBase שהוא בניהול האירועים והמשימות הנגזרות מאותן התראות, המעקב אחריהן והחלטות בגינן". אנגלברג מוסיף "החיבור בין המערכת שלנו למערכת של הוספיטליק מאפשר למצוא אירועים שמתרחשים בארגון ולייצר תהליכי מעקב שלמים"

איך זה עובד?

"המערכת מתחברת לבסיסי הנתונים של ארגון מסויים, ולראשונה בעולם המערכות מסוג זה, מאפשרת לכל גורם רלוונטי בארגון להגדיר לתחום שלו "כללי התראות" המבוססים על אירועים שקרו בארגון", מסביר פלומין. "בבית חולים למשל, אפשר להגדיר, שאם יולדת שוחררה ולאחר שבועיים אושפזה במיון עם אבחנה מסוימת, המערכת תתריע ותפתח אירוע לבדיקה. ניתן ללמוד גם מהעבר ולנתח כל  אירוע תביעה רלוונטי ולהגדיר "חוק" שיתריע על אירוע דומה. ייחודיות המערכת משלבת בין מנוע חוקים חדשני שמאפשר הגדרת חוקים בפשטות ומהירות לאנשי מקצוע שאינם אנשי מחשוב לצד היכולת לנטר אונליין את כל מערכות המחשוב של הארגון, להצליב ביניהם כדי לזהות ולהתריע על  התרחשות או הפרת חוקים".

איך אפשר לחזות ולנהל סיכונים?

"אין תשובה אחת לשאלה", אומר פלומין, "אבל בכל תחום, אנשי ניהול הסיכונים, האסטרטגיה והמחקר, ממפים את הגורמים לסיכון אפשרי (מנזק פיזי, אי עמידה בלו"ז או בתקציב ועד נזק בריאותי), ואת ההסתברות של כל סיכון שכזה להתרחש, ולאחר מכן מתבצע תהליך של קבלת החלטות המבוסס בדרך כלל על שיקולי עלות מול תועלת. אם נחשוב על זה, למעשה, כל אחד מאיתנו מנהל סיכונים אישיים עבור עצמו כאשר הוא עושה ביטוח לרכב או לבית  למקרה של קטסטרופה שלא יוכל לעמוד בה. לכן על אחת כמה וכמה בארגונים גדולים חשוב לאמץ ולשלב מערכות ארגוניות חדשניות וייחודיות שיהוו כלי לניהול וחיזוי סיכונים, יאפשרו למזער נזקים, לחסוך בכסף ולהשקיע משאבים בתכנון עתיד הארגון".