חברת QM7 הכריזה על חלי צליק מנהלת פניות הציבור של חברת שחר-און כמנהיגת החודש. חלי נבחרה הודות לייזום תהליכי אוטומציה במערך פניות הציבור ומקסום אפקטיביות השירות ללקוחות.
חברת שחר און מטופלת אלפי פניות בשנה המגיעות ממספר מוקדים והטיפול בפניות אלו מבוצע על ידי גורמים שונים בארגון. בינואר 2018, כשחלי הגיעה לשחר-און הוטלה עליה האחריות לכך שכל הפניות המורכבות שלא קיבלו מענה ממרכז השירות יפתרו על הצד הטוב ביותר. עד להגעתה של חלי ניהול פניות הציבור היה באמצעות ערימות של תיקיות וקבצי אקסל. כל פניה שנענתה סומנה באקסל ומסמך התגובה נשמר באחת התיקיות.
חלי הבינה שיש צורך במנגון טכנולוגי חצי אוטומטי שיאפשר לה להשתלט על כל הבלאגן ופנתה אל מר יובל אלוף המנמ"ר. לאחר שיובל הבין את הצורך הוא הפנה את חלי אל מערכת QM7 שכבר הייתה קיימת בשחר-און אבל עדיין לא מונפה לטובת מערכת פניות הציבור. בעזרת יובל פנתה חלי אל QM7 לחפש פתרון שייתן לה את המענה שהיא צריכה. אל חלי נשלח יועץ ארגוני שעזר לה לאפיין את הצורך ואת הפיתרון הדרוש. לאחר ביצוע של מספר התאמות חלי החלה להשתמש במערכת QM7 לניהול יעיל יותר של פניות הציבור. על התהליך האפיון אומרת חלי "היה תמיד עם מי לדבר ויש תחושה של אווירה כיפית. זה חשוב, כי כשיש קשיים טכניים ולא עוזרים לך אז יורדות הלהבות".
כיום חלי מנהלת קרוב ל100 פניות בחודש ויודעת לומר מה הסטטוס של כל אחת מהן בכל נקודת זמן נתון. ונכון לכתיבת שורות אלו היא יודעת לספר לנו שיש לה רק 28 משימות פתוחות מתוך 500 בחצי השנה שחלפה. "אני האחראית על ההתנהלות השוטפת, אבל יש לי התממשקות עם המון גורמים. כשאני שולחת למישהו משימה ב-QM7 זה מעודד אותו לענות לי".
חלי מספרת לנו שנכון שעכשיו יש "מענה יותר מהיר ואון-ליין כי יש תהליך מובנה. המכתב שהפונה מקבל הוא עם פורמט קבוע ולכן תמיד נראה מכובד ויפה בעבר היה צריך להכניס את הלוגו באופן ידני לכל ארגון ולכל סוג פניה. כל זה היה נורא מסורבל".
"בזכות QM7 כל ההתנהלות שלי אחרת. אני לוחצת על שם של מישהו ומיד עולה לי הפניה עם כל הפרטים והמסמכים הרלוונטיים בלי להתחיל לנבור בכל התיקיות."
"אני ממש ממליצה לכל מי שמתעסק בנושא של פניות ציבור לעבוד עם מערכת QM7. בהתחלה זה עלול להראות קצת מסורבל אבל היעילות הסופית גבוהה מאוד".
גם המנהלים של חלי מרוצים. אם בעבר הם לא יכלו לדעת כמה פניות פתוחות ואילו גורמים נותנים מענה שלא מספק את הרמה הנדרשת, היום חלי פשוט שולפת דוח ומציגה בתרשימי עוגה בהירים את כל החתכים שהמנהלים הבכירים רוצים לדעת. "זה הערך המוסף אולי הכי גדול, אתה יכול לתת לדרגים בכירים תשובות חד משמעיות על מה קורה עם כל הפניות" אומרת חלי.
חלי מספרת לנו שבעקבות ההצלחה עם המערכת היא החלה גם לסכם את ישיבות ההנהלה בהן היא משתתפת באמצעות סיכומי הדיון של QM7, אבל זה כבר לפעם הבאה.
חברת QM7 מכירה במנהיגים הארגוניים הממנפים את מערכת QM7 כדי לקדם את הארגון במקסימום אפקטיביות. אלה מנהיגים שמנהלים דיונים איכותיים עם משימות ברורות, ומובילים ביצוע החלטות. הם משתפים את הצוות במטרות הקצרות וארוכות הטווח, ומעניקים תחושה של ביטחון ושלוות נפש.
מנהיגים ארגוניים מקבלים פוסט אישי המוקדש להם בבלוג של QM7. בנוסף אנו מקדמים את המנהיגים הארגוניים בערוצי המדיה החברתית וחושפים אותם למנהלים מובילים ברחבי העולם.
כל משתמשי QM7 יכולים להגיש מועמדות להיות מנהיגי החודש על תרומתם הייחודית לארגון שבו הם עובדים.
אודות שחר און
שחר-און שירותי ניהול בע"מ משרתת כ-200,000 לקוחות במגזר הציבורי. החברה אמונה על תפעול של 3 גופים ציבוריים תחת הסתדרות המעו"ף אשר מהווה כיום האיגוד המקצועי הגדול ביותר בהסתדרות החדשה.
הגופים המנוהלים בשחר-און כוללים את העמותה לקידום מקצועי חברתי אשר מקדמת עובדים באמצעות השתלמויות הן בסמינרים בארץ ובחו"ל והן בקורסים לגמול השתלמות.
כמו-כן החברה מנהלת את מועדון הצרכנות תרבות ופנאי 'מועדון שלך' ופעילות ענפה עבור ציבור הגמלאים ברשויות המקומיות באמצעות 'המעו"ף שלך לגמלאי'.
www.amitnet.co.il
אודות QM7
QM7 הינה מערכת שיתופית המאפשרת בקרה, ניהול אישי וארגוני של משימות ותהליכים. המערכת מציעה כלים עוצמתיים וידידותיים לניהול משימות, ארגון דיונים ומעקב החלטות. המערכת נשענת על סביבת העבודה הקיימת באאוטלוק, ומאפשרת פיקוח, שליטה ובקרה על יעדים קרובים ורחוקים. המערכת מצטיינת בידידותיות למשתמש, סביבת תכנון ובקרה אינטגרטיבית, דוחות לניטור תמונת מצב, קשר בין משימות, המשכיות בין שנים, ניהול תכנית עבודה יחידתית וקישוריות לאימייל.
