מועצה אזורית חבל מודיעין בחרה בפלטפורמת ActionBase לניהול תוכניות עבודה מקושרות תקציב
ניהול תוכניות עבודה, ובמיוחד תוכניות עבודה מקושרות תקציב ברשות מקומית הוא אתגר. בניית שיתוף פעולה מוצלח, סנכרון בין כל האגפים השונים ברשות ובין פלטפורמות חיצוניות יוצרות מצב שבו הנהלת הרשות צריכה לצאת לדרך חדשה, בה היא מאפיינת את התהליך הקיים, מגדירה את המטרות שלה לתהליך ומוציאה אותן לפועל, לצד שימוש בפלטפורמה ייעודית (וצוות מדויק) שמתאימה לרשויות מקומיות ומכירה את נקודות הכאב.
לאחר בחירה בפלטפורמת ActionBase, יצאנו לתהליך איפיון של הקיים במועצה האזורית חבל מודיעין וההבנה של מה הפלטפורמה שלנו צריכה לכלול. התהליך החל בסביבות אוגוסט ושולב עם סדנה למנהלי אגפים לתוכניות עבודה, משם צוות הרשות יצא לתהליך המורכב של שילוב התוכניות עם התקציב.
מעורבותה של אסתר קינצ'ש, מנהלת החדשנות ותוכניות העבודה מטעם המועצה, הייתה משמעותית בתהליך ואפשרה לנו לדייק את הפתרון בהתאמה עבור הרשות.
האתגר – חיבור בין תוכניות העבודה והתקציב ויצירת סינרגיה בין כלל האגפים מבלי לשנות סדרי עולם.
האפיון כלל הרחבות ל-best practice הקיים, עם דגש על בקרות בין רבעונים. כלומר, איך הרשות תבצע בקרות תקציביות וסטטוס התקדמות בין רבעונים בצורה היעילה והמועילה ביותר. לאחר שהמערכת הייתה מוכנה, הבנו כי כיום יש חלוקה ברורה בין תוכנית העבודה השוטפת והתקציב, כל חלק מתנהל בנפרד במערכת ייעודית. זהו היה האתגר הגדול ביותר בעינינו. איך אנחנו מצליחים לייצר סינגריה בין כלל האגפים מבלי לשנות סדרי עולם. אפיינו מעט את החיבור הנדרש והבנו כי יש לשלב את תוכנית העבודה למסגרות התקציביות, ובמקום אחד לנהל לצד השוטף את הניצול התקציבי בהתאם לסעיפים התקציביים.
פיתחנו ממשק ייעודי המאפשר למערכת לשלוף נתונים ממסד הנתונים (המחובר למערכת איתה עובד אגף התקציבים) בצורה אוטומטית ולהציג את יתרת הסעיפים התקציביים בצורה ברורה ונוחה. הממשק כולל תצוגה כללית על כלל הסעיפים התקציביים, פרויקטים תחת כל סעיף, וסכומים שנוצלו.
המערכת מספקת עבורנו פתרון גם לתכנון תוכניות העבודה וגם לניהול ובקרה לאורך השנה ופר רבעון. המערכת מחוברת לתקציב המועצה ובכך אנו מקבלים שליטה ובקרה על התכנון והביצוע בפועל.
שילוב של תוכניות עבודה משולבות תקציב או כמו שהם נקראות בשפה המקצועית ברשויות- תעמ"ת מקבל משמעות גדולה שהוא משולב בתוך מערכת המאפשרת שילוב של השניים.
