עיריית אשדוד- סיפור לקוח

עמוד הבית › מאמרים › סיפורי הצלחה › עיריית אשדוד- סיפור לקוח
מערכת ניהול פרויקטים

רקע

עיריית אשדוד היא יחידת השלטון המקומי בעיר החמישית בגודלה בישראל, בה מתגוררים למעלה מ- 250,000 תושבים (מס' התושבים המעודכן לנובמבר 2017 עומד על 250,778 תושבים). העירייה אחראית על מגוון רחב של תחומים, החל משירותים לתושב (כגון: תברואה, חניה, בינוי, כבאות והצלה) ולקהילה (בריאות, חינוך, רווחה, דת, תרבות ופנאי), דרך פיקוח ורישוי (בניה, עסקים ועוד), ועד פיתוח פני העיר והתרחבותה. העירייה מנהלת במקביל ובאופן תדיר עשרות תכניות ופרויקטים שונים ומגוונים, מתוכננים ומיידים, בטווחי זמן מובדלים ובעלויות משתנות, כאשר על כל תחום אחראים מנהלים ועובדים שונים. כדי לעמוד בכל יעדיה, מעסיקה העירייה 3,500 עובדים המחולקים למחלקות, אגפים ומִנְהָלִים. ניהול עיר מודרנית מחייב סנכרון עבודה מלא בין כל יחידות העיריה השונות ובין העובדים עצמם במחלקותיהם השונות, לצד חשיבה "פורצת דרך" במגוון רחב של נושאים, שכולם יחד משפיעים על שגרת ואיכות החיים של התושבים ועל שביעות רצונם.

האתגר

כל מחלקה בעירייה נדרשת לעבודת מטה יסודית בכדי לנהל בהצלחה את כל הפרויקטים עליהם היא אמונה. עבודת המטה חייבת להיות מתועדת מאחר וכל פעולה או החלטה גוררת בעקבותיה נגזרות, דיונים משלימים, פרוטוקולים והנחיות מנהלתיות שונות, מכאן נובע הצורך לשמר את הידע וההחלטות שמתקבלות. פורמט העבודה של עיריית אשדוד לצורך זה, התבסס על אאוטלוק וכלי אופיס השונים, לצד מערכת ניהול בסיסית. דרך עבודה זו יצרה שפע של התכתבויות במייל בין המחלקות והאגפים השונים ודרשה מאמץ רב וזיכרון פנומנלי כדי לשמור על מעקב מסודר ועקבי אחר מצבו של כל פרויקט. המערכת הקיימת לא סיפקה יכולות של ניהול משימות, תיעוד ישיבות, חיפוש נתונים ומעקב אחרי ביצוע העבודות. הנהלת העירייה הבינה שכדי לשמור על ניהול רציף ותקין של העיר – היא חייבת למצוא ולהטמיע מערכת שתצליח לתת מענה כולל למגוון דרישות הארגון.

הפתרון

יריית אשדוד בחרה להטמיע את QM7 כמערכת ניהול הפרויקטים והמשימות בארגון. המערכת מאפשרת למנכ"ל העירייה, לראשי אגפים ולמנהלי מחלקות ליהנות מתיאום ומעקב אחר מצבו של כל פרויקט ולקבל דיווחים מדויקים על המשימות השונות, התנהלותן ומימושן. QM7 אפשרה למעשה להנהלה הבכירה להבין במידיות מה סטטוס הפעילות של כל פרויקט, לקדם תכניות קיימות ועתידיות בהתאם לצרכים המשתנים ולמנוע סחבת מיותרת שנוצרה עקב תהליכי העבודה המיושנים.
הפסקנו לחלוטין להסתמך על זיכרון ושבבי מידע. הכל מתועד ומסודר ושום דבר לא מתפספס יותר"
יוסי בן סימון
מנהל אגף מערכות מידע ומחשוב

יישום

יוסי בן סימון, מנהל אגף מערכות מידע ומחשוב בעיריית אשדוד, מספר על תהליך העבודה לאחר הטמעת QM7 בארגון: "המערכת מהווה כלי עבודה לניהול משימות, היא מתממשקת עם האאוטלוק ומאפשרת לכל הצמתים הראשיים בחברה, החל ממנהלי מחלקות ועד למנכ"ל להיות בכל רגע עם היד על הדופק. אנחנו משתמשים בה בישיבות מועצה, בדיונים ופגישות פנימיות. דרכה מופצות החלטות, דרכי פעולה ופרוטוקולים לאחר הפגישות".

​

"יתרה מכך, ההנהלה קיבלה החלטה לחדול מסיכומי ישיבות באמצעות מסמכי וורד, ולהעביר כל פעולה או החלטה רק באמצעות המערכת, כדי ליצור אחידות עבודה תוך שימוש משותף לכולם על אותו פורמט. בנוסף, זמני העבודה צומצמו משמעותית והמעקב אחרי הביצוע התכניות הוא יעיל וממוקד מטרה. מערכת QM7 מציבה, מנהלת ומלווה כל אחד מאתנו במשימותיו ויעדיו ומסייעת בצורה משמעותית לניהול השוטף של העבודה. הפסקנו לחלוטין להסתמך על זיכרון ושבבי מידע. הכל מתועד ומסודר ושום דבר לא מתפספס יותר".

​

"יש לציין", אומר יוסי, "שהטמעת המערכת בארגון לא הייתה פשוטה, אמנם QM7 עובד בשיתוף פעולה עם המערכות הקיימות, אך עדין מדובר בשינוי תהליכי עבודה והרגלים קיימים. היה לנו פרויקטור ייעודי לנושא שליווה את המשתמשים לצד ליווי ותמיכה מלאים מחברת "שביל". כדי להעמיק ולהשריש את השימוש במערכת, נמדדו העובדים על כמות השימוש בה, כל אחד קיבל מספר משימות, החלטות ושימושים שחובה היה לבצע דרכה. כיום ניתן לומר שצלחנו את ההטמעה ומעשרות עובדים שהשתמשו במערכת גדלנו למאות. כעת עובדים שאינם עובדים על המערכת כבר דורשים אותה".

עיריית אשדוד מעניקה לתושביה מענה כולל לצרכיהם השוטפים והעתידיים. הצלחה בקיום שירותים אלה הם הערובה לשביעות רצון התושבים מהגוף שמנהל את עירם. אנחנו בשביל QM7 גאים להיות חלק מהתהליך המקצועי שמאפשר לעיריית אשדוד להוביל בבטחה ובהצלחה את הפרויקטים הרבים בעיר.

כשמנהלים 3500 עובדים, זקוקים למערכת חכמה ומודולרית שתסייע להזיז ולנהל את ספינת הענק, בדרך יציבה ובטוחה".
יוסי בן סימון
מנהל אגף מערכות מידע ומחשוב