חברת QM7 הכריזה על ערן גרוברגר מבקר הפנים של דואר ישראל כמנהיג החודש. ערן נבחר הודות ליישום אוטומציה וייעול תהליכים בדוח המבקר
ערן גרוברגר, מבקר חברת דואר ישראל הגיע לדואר ישראל לאחר שנים של ניסיון כמבקר פנים באחת מהחברות הגדולות במשק. ערן אחראי על ביצוע ביקורות בחברת הדואר ובבנק הדואר. ומנהל מעקב אחר מאות משימות ביקורת מול מספר רב של גורמים.
תפקיד המבקר דורש בחינה של ההנהלות בארגון, כתיבת המלצות ומעקב אחרי יישומן. "כשהגעתי לתפקיד, אחת הבעיות שזיהיתי היתה חוסר יכולת לבצע מעקב אחר יישום המלצות הביקורת". בעוד שהמשימות צריכות לעבור לאחריות יחידות החברה, בהיעדר מערך ממוחשב למעקב אחר היישום, האחראיות לביצוע המעקב נותרה בידי הביקורת הפנימית.
המעקב נוהל אחת לשנה בקובץ אקסל אליו הוזנו מאות המלצות. בחינת היישום בוצעה אחת לסוף שנה ולא בשוטף כנדרש, כך שהמבוקרים למדו שניתן להמתין עם היישום עד למועד המעקב. לא הוגדר גורם אחראי בודד ונדרש היה לפנות למספר גורמים על מנת לקבל את המידע הנכון על סטטוס היישום. "מערכת QM7 איפשרה לי לנהל את משימות הביקורת באופן שתואם את תפיסת העולם שלי לפיה לא ניתן להקצות משימה ליותר מגורם אחד, שכן אז, אין אחריות ברורה לניהול המשימה, ולא אחת אחריות היישום נופלת בין הכסאות, כך שהמשימה לא מתבצעת במועד, מבלי שניתן להצביע ישירות על הגורם האחראי לכך."
כיום, המשימות מוזנות בשוטף למערכת ועוברות לאחריות גורם יחיד בגוף המבוקר והוא הגורם נדרש לתת הסברים מקום בו המלצות לא יושמו במועד. עדכונים על סטטוס יישום המשימה מוזנים בשוטף ואין צורך "לרדוף" אחר תשובות. אחת לתקופה, המערכת שולחת תזכורת אוטומטית על המלצות שמועד יישומן עבר, מבלי שיושמו, ועוזרת לגורמים המבוקרים לבצע מעקב עצמי אחר ניהול המשימות.
באמצעות פיתוחים מהירים, הותאמה המערכת לצרכים תוך שהיא מאפשרת את סיווג המשימות לפי חשיבותן, התאמה לפורמט המקובל בחברה ואבחנה בין סוגי המשימות השונים. המערכת עושה שימוש במשתמש מיוחד של QM7 אליו מופצות המשימות כך שכאשר עובד מתחלף, עובד אחר נכנס לנעלי המשתמש המיוחד ונשמרת רציפות טיפול במשימות. לאחר תקופת הסתגלות, ניהול משימות הביקורת עבר לאחריות וניהול הגורמים המבוקרים, תוך שניתן לבחון בכל רגע נתון מתוך המערכת את קצב יישום ההמלצות ולהציגו בחתכים שונים. "המעבר למערכת ייעל את התהליך, הגביר את אחוזי היישום והוריד מטלה שגבתה זמן רב מהיחידה ובוצעה באופן לא יעיל ולא אפקטיבי".
חברת QM7 מכירה במנהיגים הארגוניים הממנפים את מערכת QM7 כדי לקדם את הארגון במקסימום אפקטיביות. אלה מנהיגים שמנהלים דיונים איכותיים עם משימות ברורות, ומובילים ביצוע החלטות. הם משתפים את הצוות במטרות הקצרות וארוכות הטווח, ומעניקים תחושה של ביטחון ושלוות נפש.
מנהיגים ארגוניים מקבלים פוסט אישי המוקדש להם בבלוג של QM7. בנוסף אנו מקדמים את המנהיגים הארגוניים בערוצי המדיה החברתית וחושפים אותם למנהלים מובילים ברחבי העולם.
כל משתמשי QM7 יכולים להגיש מועמדות להיות מנהיגי החודש על תרומתם הייחודית לארגון שבו הם עובדים.
אודות דואר ישראל
חברת דואר ישראל היא חברה ממשלתית בבעלות מלאה (100%) של המדינה המספקת שירותי דואר אוניברסליים לכלל הציבור, לצד שירותי בנקאות תחת בנק הדואר שפועל כחברה-בת.דואר ישראל מספקת שירותי דואר לכלל היישובים בישראל בזכות הפריסה הגדולה ביותר של יחידות שירות – 700 סניפים וכן 50 קווי דואר נע שבהם מחולקים דברי הדואר ללקוחות.ב-2006 חל שינוי מבני בהפעלת הדואר, והוא עבר מפעילות כרשות סטטוטורית לחברה ממשלתית.
www.israelpost.co.il
אודות QM7
QM7 הינה מערכת שיתופית המאפשרת בקרה, ניהול אישי וארגוני של משימות ותהליכים. המערכת מציעה כלים עוצמתיים וידידותיים לניהול משימות, ארגון דיונים ומעקב החלטות. המערכת נשענת על סביבת העבודה הקיימת באאוטלוק, ומאפשרת פיקוח, שליטה ובקרה על יעדים קרובים ורחוקים. המערכת מצטיינת בידידותיות למשתמש, סביבת תכנון ובקרה אינטגרטיבית, דוחות לניטור תמונת מצב, קשר בין משימות, המשכיות בין שנים, ניהול תכנית עבודה יחידתית וקישוריות לאימייל.
www.qm7.co.il
