כאשר הצטרפתי לQM7 חיפשתי סיסמה בשביל החברה שלנו שעוזרת לארגונים גדולים לעקוב אחר ביצוע האסטרטגיה, ההחלטות והמשימות. פניתי להתייעצות אל פרופסור דן אריאלי שעוזר לנו המון עם תובנות של מהמחקר בכלכלה התנהגותית. הרעיון המקורי שלו היה 'Peace of Mind'. על ידי זה שאנחנו מספקים לאנשים כלי ששומר תיעוד של כל מה שצריך לבצע ומגדיר את האחריות של כל אחד למשימות, אנחנו מפחיתים באופן משמעותי את כמות הלחץ ומאפשרים לאנשים את השקט הנפשי שהם זקוקים לו. חשבנו שזו התחלה טובה, אבל זו סיסמה שיכולה להתאים גם לסדנת יוגה. לכן לבסוף בחרנו את הסיסמה "Execution Peace of Mind".
אז איך תוכנה להוצאה לפועל של האסטרטגיה העסקית מביאה שקט נפשי? אם אי פעם הרגשתם לחוצים בגלל שכל הדברים שאתם צריכים לעשות, שהסכמתם לעשות, או שאחרים צריכים לעשות בשבילכם, מעמיסים כל הראש שלכם, אתם כבר יודעים למה אני מתכוון. כל הרעש הזה מרחיק אתכם מהשקט הנפשי שאתם זקוקים לו בכדי לבצע מה שצריך או אפילו לשוחח עם אחרים בצורה יעילה.
במיוחד אם אתם באמצע לעבוד, ולפתע צץ לכם רעיון בנוגע לעסק או כל דבר אחד שאתם צריכים לבצע. האם תלכו לבצע את הרעיון ממש עכשיו ולזנוח את מה שהתמקדתם בו מקודם? האם תמשיכו להתמקד בעבודה שעשיתם עד עכשיו ותשכחו את הרעיון?
רוצים דרך טובה יותר?
אתם בטח תשמחו לקרוא את הספר של דייויד אלן: "Getting Things Done"
אם אין לכם זמן לקרוא את הספר המלא תיקחו לעצמיכן 10 דקות לצפות בזה:
אלן טוען שבכדי להימנע מלחץ אנחנו צריכים לנהל את רשימת ה-"To-Do" עם דברים שאנחנו רוצים לעשות מחוץ לראש שלנו. אפשר להשתמש בכלי טכנולוגי או אפילו במחברת קטנה אם אתה עדיין אי שם בשנות ה80.
אך חשוב לשים לב שאנו מרכזים את כל המשימות שלנו במקום אחד מרכזי. אני למדתי את זה יום אחד בדרך הקשה כשניסיתי לחפש פתק שהייתי בטוח שכתבתי עליו רעיון מבריק למצגת של אחד מהלקוחות שלנו.
מהרגע בו בחרתם את הכלי לניהול המשימות שלכם, תוודאו שאתם עוברים על כל מה שכתבתם בו בנקודת זמן קבועה. אחרת, הכלי הזה יתחיל להיות מוצף ולצאת מכלל שליטה, מה שיחזיר אתכם לנקודת הלחץ שבה הייתם במקום להביא לכם שקט נפשי. קבעו לעצמכם שעה בכל שבוע, ועשר דקות בתחילת כל יום בכדי לעבור על:
- סימון משימות שבוצעו
- האצלת סמכויות למה שניתן
- מחיקת פריטים בעלי חשיבות נמוכה
- קביעת זמנים ביומן למשימות שחשוב לוודא שאכן מבוצעות
בהתחלה ייקח לכם מעט זמן להתרגל אבל תמשיכו להתמיד למשך החודש הראשון גם אם לעתים תצטרכו להכריח את עצמכם.
אודות QM7
QM7 מסייעת בניהול פגישות הדירקטוריון ופגישות הצוות, ובכך מאפשרת סיכום דיון דינמי שמחבר את הצוות לעשייה, ומעקב אחר כל המשימות בארגון.
